VALO Operator Oy:n tietosuojakäytäntö VALO Hotel & Workin rekisteröityneille asiakkaille

Päivitys 9.9.2022: Palveluntarjoajan nimi muutettu SSA Hotels Oy -> VALO Operator Oy, yhteystiedot päivitetty

SISÄLTÖ

1. Johdanto
2. Tietoja Tietosuojakäytännöstä
3. Oikeutesi ja asetuksesi
4. Henkilötietojesi kerääminen
5. Mihin käytämme henkilötietojasi?
6. Henkilötietojesi jakaminen
7. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen
8. Siirto muihin maihin
9. Linkit muihin sivustoihin
10. Henkilötietojesi suojaaminen
11. Tämän tietosuojakäytännön muutokset
12. Yhteystiedot

1. Johdanto

Haluamme varmistaa tietojesi käytöllä ja suojaamisella turvallisen ja sujuvan palvelun. Tämän Tietosuojakäytännön tarkoituksena on kertoa selkeästi, mitä tietoja ja miten me keräämme ja miten me niitä hyödynnämme. Lisäksi haluamme kertoa mahdollisuuksistasi hallita henkilötietojasi.

2. Tietoja Tietosuojakäytännöstä

Tämä Tietosuojakäytäntö määrittää henkilötietoihisi liittyvät asiat suhteessa VALO Operator Oy:öön. Palveluita, joihin nämä käytännöt liittyvät, ovat kaikki VALO Hotel & Work -konseptin digitaaliset ja fyysiset palvelut, joihin rekisteröitymistä ja käyttöä koskevat ehdot on määritelty Käyttäjäehdoissamme ja Yrityssopimuksissamme. Saatamme myös kehittää uusia palveluja tai tarjota lisäpalveluja, jolloin päivitämme tätä tietosuojakäytäntöä. Tietosuojakäytännön päivittämistä saatetaan tarvita myös muista syistä. Tulemme ilmoittamaan sinulle näistä muutoksista.

3. Oikeutesi ja asetukset

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus, (GDPR), velvoittaa meidät varmistamaan sinulle asetukseen liittyvät oikeudet varmistaa tietojesi oikeellisuus ja mahdollisuus poistaa tietosi järjestelmästämme, sekä muut tietosuoja-asetukseen liittyvät oikeudet: kaikki pyynnöt koskien tietojasi tulee lähettää sähköpostilla kohdassa Yhteystiedot ilmoitettuun osoitteeseen. Henkilöllisyyden varmentamisen jälkeen pyrimme toimimaan 4 viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

4. Henkilötietojesi kerääminen

Keräämme henkilötietojasi seuraavasti:

• Kun rekisteröidyt VALO Appiin, keräämme nimesi ja sähköpostiosoitteesi ja luomme sinulle henkilökohtaisen profiilin, käyttäjätunnuksen ja salasanan
• Kun ostat VALO Hotel & Work -konseptin tuotteita tai palveluita, keräämme maksutavan mukaan tiedot, kuten:
  • Maksutiedot, esimerkiksi nimi, syntymäaika, luotto- tai pankkikortin tyyppi, viimeinen voimassaolopäivä ja tietyt merkit korttinumerosta, osoitetiedot, postinumero, matkapuhelinnumero, tapahtumahistoria
• Käyttäessäsi VALO App -sovellusta, VALO Hotel & Work -konseptin tuotteita tai palveluita, tallennamme ostotapahtumiin ja palveluiden käyttöön liittyvän tiedon, kuten
  • Tieto kanssamatkustajista tai tilaisuuteen osallistujista
  • Laskutus- ja maksutapatiedot
  • Hinnoitteluperuste tai muu tieto hintaan vaikuttavista tekijöistä
  • Ostotiedot ja tiedot varatuista tai käytetyistä palveluista
  • Tieto palvelun tasosta kuten huonetyypistä sekä muut tiedot halutuista palveluista.
  • Tieto henkilön kuulumisesta VALO Hotel & Work:in tai yhteistyökumppaneiden kanta-asiakasjärjestelmiin
  • Tieto menneistä ja tulevista varauksista
  • Puhelutallenteet, sähköpostikirjeenvaihto, muu viestintä
  • Muut tiedot kuten erityisruokavaliot tai tieto esteettömyydestä
• Tietoja voidaan kerätä myös asiakkaiden nettisivuilta ja esitteistä. Rekisteriin mahdollisesti tallennettavia tietoja saadaan www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Keräämme myös verkkosivustomme kävijätietoa.
• Mikäli olet VALO Work -jäsen, voit hyödyntää mahdollisia kiinteistöjemme sisäpaikannusjärjestelmiä. Sinulla on mahdollisuus valita itse VALO App -sovelluksesta sijaintisi näkyvyys muille kuin itsellesi. Sisäpaikannusjärjestelmämme tallentaa sijaintisi rakennuksessa. Tietoa ei jaeta kolmansille osapuolille tai kohdisteta sinuun henkilönä, ellet anna siihen erikseen lupaa VALO App -sovelluksen tietosuoja-asetuksissa.

5. Mihin käytämme henkilötietojasi?

• Yrityssopimuksen täytäntöönpanoon
• Digitaalisen järjestelmän ja palvelukonseptimme kehittämistä varten
• Viestintään kanssasi asiakaspalvelun varmistamiseksi
• Maksuliikenteen seuraamiseen ja petosten estämiseen
• Markkinointiviestintään kanssasi
• VALO Hotel & Workin palveluiden toteuttamiseksi, kuten:
  • Asiakkaan tunnistaminen, asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
  • Asiakaspalvelun tuottaminen ja asiakasviestintä
  • Huone-, pöytä- ja tilavarausten käsittely
  • Kanta-asiakasjärjestelmän ylläpito ja toteutus
  • Lisäpalveluiden myynti ja toteutus
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
  • Osapuolten oikeuksien turvaaminen ja palvelun oikeellisuuden varmistaminen
  • VALO Work -jäsenten sisäpaikannusjärjestelmän toteutus

6. Henkilötietojesi jakaminen

Tiedot, joita saatamme jakaa tarvittaessa palvelun ylläpidon varmistamiseksi

• Tekniset palveluntarjoajat: saatamme jakaa tietojasi teknisille palveluntarjoajille, joita käytämme palvelun tuottamiseksi. Edellytämme heiltä Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen ja tämän tietosuojakäytännön noudattamista.
• Markkinointikumppanit: saatamme jakaa henkilötietojasi markkinointikumppaneillemme, jotka pystyvät tarjoamaan sinulle paremmin kohdennettua markkinointisisältöä
• Tilastotieto: saatamme jakaa järjestelmän käytöstä anonyymia tilastotietoa, jonka luomisessa käytetään myös sinulta kerättyä järjestelmään tallentuvaa tietoa
• Mikäli myymme liiketoimintamme tai neuvottelemme sen myynnistä, voimme jakaa henkilötietojasi tarpeellisissa määrin ostajalle tai mahdolliselle ostajalle

7. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Säilytämme tietojasi niin kauan, kuin lakisääteinen velvollisuutemme ja palvelun tarjoaminen vaatii. Poistamme tai muutamme nimettömäksi henkilötietosi ja järjestelmän käyttötietosi pyynnöstäsi, jotta niistä ei voi enää tunnistaa sinua, ellei laki tai liiketoimintamme kannalta välttämätön tarve, kuten petosten estäminen muuta vaadi.

8. Siirto muihin maihin

VALO Operator Oy saattaa jakaa henkilötietojasi muiden SSA Group-konserniin kuuluvien yritysten kanssa tässä Käytännössä kuvattujen toimien suorittamiseksi. Tämä kattaa kaikki SSA Group-konsernin yhtiöt. VALO Operator Oy saattaa myös teettää henkilötietojesi käsittelyn alihankintana sellaisilla kolmansilla osapuolilla tai jakaa henkilötietojasi sellaisten kolmansien osapuolten kanssa, jotka sijaitsevat muualla kuin kotimaassasi. Tällöin VALO Operator Oy varmistaa, että henkilötietojesi siirto suoritetaan sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, ja teknisesti oikein.

9. Linkit muihin sivustoihin

Saatamme esittää sinulle SSA Group -konsernin tai kolmansien osapuolten markkinointisisältöä. Emme ole kolmansien osapuolten markkinointisisällöstä vastuussa. Jos avaat kolmannen osapuolen mainoksen tai linkin, poistut VALO Operator Oy:n tarjoamasta palvelusta, joten tätä Käytäntöä ei sovelleta antamiisi henkilötietoihin. Tarkista kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöt huolellisesti.

10. Henkilötietojesi suojaaminen

Sitoudumme käyttäjiemme henkilötietojen suojelemiseen toteuttamalla huolelliset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet. Olemme ottaneet käyttöön pseudonymisointiin ja tietoliikenteen salaukseen käyttö- ja säilytyskäytännöt, joilla ehkäisemme henkilötietojen luvattoman käytön ja tarpeettoman säilyttämisen järjestelmissämme. Jokaisella VALO Operator Oy:n järjestelmiä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen salasana ja käyttäjätunnus. Suosittelemme käyttämään ainutlaatuista ja vahvaa salasanaa niin palveluissamme kuin käyttämälläsi laitteilla ja kirjautumaan ulos VALO Operator Oy:n digitaalisista järjestelmistä silloin, kuin et niitä käytä.

11. Tämän tietosuojakäytännön muutokset

Saatamme tehdä tarvittaessa muutoksia tähän Käytäntöön. Jos teemme tähän Käytäntöön muutoksia tiedotamme niistä sinulle esimerkiksi sähköpostilla tai palvelussamme. Lue tällaiset ilmoitukset huolellisesti.

12. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöstämme, ota yhteyttä:

Santtu Ahola
santtu.ahola@valo.fi
+358 44 243 7778