Tämä on VALO Hotel & Work:in henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 1.9.2022:
1. Rekisterinpitäjä
VALO Operator Oy, Y-tunnus 2929600-1 (Jäljempänä ”VALO”)
Mannerheimintie 109
00280 Helsinki
2. Rekisterin nimi
VALO-asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään henkilöiden ja VALOn välisen asiakassuhteen luomiseksi ja hoitamiseksi. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi: asiakkuuden saamiseen ja ylläpitämiseen; tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin; VALOn toiminnan, VALOn ja VALOlle palveluita toimittavien kolmansien osapuolten palveluiden kehittämiseen; asiakaskokemuksen parantamiseen; analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin;
henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen;
uutiskirjeiden toimittamiseen; kampanjoiden ja kilpailujen hallinnointiin;
lainsäädännössä tarkoitettujen markkinointikieltojen toteuttamiseen; väärinkäytösten estämiseen; paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen.
Tietoja käsitellään perustuen joko rekisteröidyn antamaan erilliseen, nimenomaiseen suostumukseen, rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen, tai asiakkaan ja VALOn välisen sopimuksen valmistelemiseksi tai täytäntöön panemiseksi.
Tilanteissa, joissa käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, VALO on tehnyt tasapainotestin ja arvioinut, että henkilötietojen suojaa edellyttävät henkilön edut tai perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä VALOn oikeutettua etua. Oikeutettu etu voi syntyä, jos henkilön tai henkilön edustaman organisaation ja VALOn välillä on asianmukainen suhde, joka voi syntyä esimerkiksi asiakassopimuksen tai VALO App:iin kirjautumisen myötä.
Henkilöiden etuja sekä perusoikeuksia ja vapauksia kunnioitetaan, mitään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja ei käsitellä ja käsittelytoimet ovat henkilöiden kannalta ennakoitavissa. Henkilötietoja suojataan asiattomalta pääsyltä tai käsittelyltä kohdassa 5 kuvattujen suojatoimenpiteiden avulla.
4. Henkilötietojen keruu
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:
rekisteröidyn suostumus
sopimus
rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään sopimuksen solmimisen tai VALO App:iin kirjautumisen yhteydessä ja sen aikana saaduista tiedoista sekä VALO App-sovelluksen tallentamana. Tietoja voidaan kerätä myös asiakkaiden nettisivuilta ja esitteistä. Lisäksi rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Keräämme myös verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa kävijöille relevanttia markkinointia.
Yrityksessä rajoitetaan tiedon kerääminen ja käsitteleminen vain tarpeellisiin tietoihin. Tarpeeton ja vanhentunut tieto poistetaan. Henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työtehtäviään suorittaessa. Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään niin kauan, kun tietoja tarvitaan suhteen ylläpitämiseksi.
5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Lisäksi tietoja voidaan satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti. Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta tarvittaessa tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli näin tapahtuisi, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterien käyttöoikeudet ovat vain henkilöillä, joiden työnkuvaan rekisterin käyttäminen kuuluu. Jokaisella käyttöoikeudellisella henkilöllä on oma käyttäjätunnus ja salasana palveluun. Tallennettuja tietoja, rekisterien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
8. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
9. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt
Markus Säkkinen
markus.sakkinen@valo.fi
