1. Hinnat
Ovat euroissa (€) ja sisältävät arvonlisäveron. Hinnat ovat voimassa vain tarjouksessa mainittuna ajankohtana. Hotelli pidättää oikeuden vuotuisiin hintojen tarkistamiseen.
2. Maksutavat ja -ehdot
Maksutapa tulee vahvistaa varauksen vahvistamisen yhteydessä.
Mahdolliset maksutavat ovat pankki- tai luottokortti, käteinen, ennakkolasku tai laskutus. Tilaajaa voidaan laskuttaa jälkikäteen ainoastaan, jos tilaaja on VALO Hotel & Workin laskutusasiakas Suomessa. Emme laskuta ulkomaille. Laskun maksuehto on 7 päivää netto, ja viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti. Laskuun lisätään VALO Hotel & Work kulloinkin käyttämä laskutuslisä. Mikäli tilaisuuden lasku jaetaan asiakkaan toivomalla tavalla, peritään kustakin erillisestä laskusta laskutuslisä. Laskutusta varten tulee ilmoittaa laskutusosoite sekä viite.Yksityishenkilöitä emme laskuta vaan maksutapa on aina käteinen tai korttimaksu.
3. Varauksen takaus
Kaikki varaukset tulee taata luottokortilla vahvistuksen yhteydessä*. Takausta varten tarvitaan luottokorttinumero, kortin haltijan nimi sekä kortin viimeinen voimassaoloaika. Laskutusasiakkaat voivat taata varauksen vaihtoehtoisesti yrityksen nimeen. Vaihtoehtona luottokortti- tai yritystakaukselle VALO Hotel & Workilla on oikeus tarvittaessa vaatia joko osittainen tai täydellinen ennakkomaksu varauksen takaamiseksi. Ennakkomaksusta ja sen maksuaikataulusta sovitaan aina tilaajan kanssa etukäteen kirjallisesti.
*VALO Hotel & Workilla on oikeus varmentaa luottokortti tarvittaessa sovitulle summalle.
4. Varauksen hallinta ja sopimuksen siirto
Asiakas ilmoittaa yhteyshenkilön kenellä on oikeus varauksen hallintaan. Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa varaamiaan huoneita/tiloja kolmannelle osapuolelle ilman hotellin kirjallista suostumusta.
5. Peruutusehdot
Asiakkaalla on oikeus seuraavien peruutusaikojen puitteissa perua majoitus- tai kokousvarauksensa ilman korvausvelvollisuutta hotellille:
Osallistuja = Kokous- tai ravintolavaraukseen osallistuva henkilö
Huonevuorokausi = Majoitusvarauksen huonevuorokausimäärä. Esim. 10 huonetta kahdeksi yöksi = 20 huone vrk
Yllä olevan lisäksi kaksi huonetta voidaan perua tulopäivää edeltävänä päivänä kello 16.00 mennessä veloituksetta.
Myöhemmin tehdyistä tai edellä mainitun huone-/henkilömäärän ylittävistä peruutuksista hotellilla on oikeus veloittaa täysimääräisesti koko varauksen ajalta. Muutokset varaukseen tulee aina tehdä kirjallisesti.
Kiintiövaraus
Huonekiintiö poikkeaa ryhmävarauksesta siltä osin, että kukin osallistuja varaa oman huoneensa hotellin myyntipalvelusta. Voimme tarjota kaksi vaihtoehtoista kiintiövarausta asiakkaillemme: Varmistettu huonekiintiö ja Avoin huonekiintiö.
VARMISTETTU HUONEKIINTIÖ
Hotelli varaa ryhmällesi ennalta sovitun määrän hotellihuoneita ja takaa niiden saatavuuden tarjotulla hinnalla sovittuun päivään saakka. Tähän päivään asti hotellihuoneita voi varata annetulla varaustunnuksella. Varmistettua huonekiintiötä sitovat normaalit ryhmäperuutusehtomme:
Hotelli veloittaa kiintiövarauksen järjestäjältä täyden hinnan koko varausajalta huoneista, joita ei peruta vahvistettujen peruutusaikojen puitteissa. Järjestäjä vastaa myös majoittujien tekemistä peruutuksista siihen asti kunnes yksittäisen majoittujan vastuu astuu voimaan. Tämän jälkeen yksittäinen matkustaja vastaa mahdollisesta peruutuksesta/no showsta.
AVOIN HUONEKIINTIÖ
Hotelli tekee kiintiövarauksen tarjotulla hinnalla ja huoneet ovat varattavissa varaustilanteen mukaan. Hotellilla on tarvittaessa oikeus yksipuolisesti rajoittaa kiintiön saatavuutta. Avoimella kiintiövarauksella ei ole kiintiön alkuperäistä varaajaa sitovia peruutusehtoja. Sen sijaan avoimesta kiintiöstä varattua yksittäistä huonevarausta sitoo peruutusehdot, jotka vahvistetaan alkuperäiselle tilaajalle etukäteen ja ilmoitetaan yksittäisen varauksen vahvistuksessa. Myöhäisen saapumisen vahvistamiseksi yksittäisen varaajan tulee varausta tehdessään antaa voimassa olevat luottokorttitiedot.
6. Varaaminen
Varaus voidaan tehdä suullisesti ja kirjallisesti. Varaus ehtoineen astuu sitovasti voimaan kun asiakas vahvistaa varauksen joko suullisesti joko suullisesti tai kirjallisesti ja hotelli vahvistaa varauksen kirjallisesti.
Ennen tilaisuutta on tarkennettava tilaisuuden aikataulu, ateria-ajat, erityisruokavaliot, osanottajamäärä, majoittujein nimilista sekä kokoustilojen yksityiskohdat.
Lopullinen nimilista (nimet, tittelit, huonetyyppi ja huonejako), saapumis- ja lähtöajat, laukunkanto, matkanjohtajan nimi ja yhteystiedot, maksutiedot (mitkä veloitukset liitetään yhteislaskulle), VIP-asiakkaat ja erityistoiveet, huonetoimitukset, kuljetukset ja ryhmän ohjelma/aikataulu.
Nämä tiedot ja mahdollisen kokousvarauksen yksityiskohdat pyydämme ilmoittamaan seuraavien määräaikojen puitteissa:
14 vrk (1-15 huone vrk / osallistujaa)
21 vrk (16-50 huone vrk / osallistujaa)
28 vrk (51-200 huone vrk / osallistujaa) ennen saapumista
Mikäli lopulliseen nimilistaan tulee muutoksia, muutokset tulee ilmoittaa erikseen selkeästi merkittynä. Lisävarauksia voi tehdä samoilla ehdoilla hotellin varaustilanteesta riippuen.
Kiintiövaraukset (Varmistettu tai Avoin ryhmäkiintiö) osalta osallistujat varaavat huoneensa itse annettua varaustunnusta käyttämällä. Varauksia voi tehdä puhelimitse tai sähköpostilla suoraan hotellin myyntipalvelusta.
Ateriat
Mikäli tarjoukseen sisältyy puoli- ja/tai täysihoito ateriat on tilattava etukäteen vähintään 72 tuntia ennen saapumista. Ennakkoon tilattuihin ruoka-, juoma- ja muihin palveluihin sovelletaan ryhmien peruutusehtoja.
