Taakse jäämässä oleva poikkeusaika on ollut monille yrityksille uudistumisen ja oppimisen aikaa. Yksi suurimmista uudistuksista työelämään on ollut yleistynyt ja uudeksi normaaliksi muodostunut etätyö, jonka myötä yritykset ovat myös päätyneet kotona työskentelyn lisäksi kokeilemaan myös monia ulkopuolisia toimitilaratkaisuja. Viihtyisät ja laadukkaat ulkoiset toimitilat ovatkin omiaan muuttamaan yritysten työskentelymalleja myös siinä vaiheessa, kun toimistoille palaaminen on ollut jälleen mahdollista.
;)
Toimitiloilla tarkoitetaan kaikessa yksinkertaisuudessaan sellaisia tiloja, huoneistoja tai rakennuksia, jotka ovat esimerkiksi yrityksen, viraston tai jonkin muun vastaavan toimijan käytössä.
Toimitiloihin läheisesti liitoksissa ovat myös toimistotilat, joissa voi nimensä mukaisesti työskennellä niin sanottujen toimistotöiden parissa. Tällaiset toimistotilat voivat olla avokonttoreita, toimistohuoneita tai kokoushuoneita, jotka on suunniteltu koko työyhteisön tai jonkin sen osan käyttöön.
Monet toimitilat ovat pidemmäksi aikaa vuokrattavia tiloja, joihin yritykset luovat toimintansa joko väliaikaisesti tai pysyvästi. Työelämän uudistumisen myötä tarjolle on kuitenkin tullut myös täysin uudenlaisia ratkaisuja, joissa ulkopuolinen yritys käyttää työskentelyyn jonkin ulkoisen toimijan tiloja, jotka on suunniteltu yritysten ja yksilöiden tarpeita varten ja sitä kautta optimoituja toimistotyötä varten.
Tässä tekstissä keskitymme ulkoisiin toimitilaratkaisuihin, jotka on tuotu uudistuville työmarkkinoille nimenomaan yritysten tarpeita varten.
Toimistotilojen uudistumisessa suuressa roolissa on ollut vuodesta 2020 lähtien kestänyt poikkeusaika, joka on muuttanut monia työelämän eri osa-alueita.
Yksi suurimmista muutoksista on nähty siinä, mistä käsin työtä tehdään. Aiemmin oli suhteellisen normaalia, että jopa lähes 100 prosenttia työajasta työskenneltiin nimenomaan yrityksen omissa toimitiloissa ja niin sanotuilla lähitoimistoilla. Tuolloin etätyö oli monilla aloilla pikemminkin satunnainen poikkeus normaalin arjen keskellä. Koronapandemian myötä työnteko on kuitenkin muuttunut etätyöksi käytännössä kaikilla niillä aloilla ja sellaisissa työtehtävissä, joissa se on ollut mahdollista.
Pitkään voimassa ollut etätyösuositus on ollut sekä uudistuvan työelämän aikaa yrityksille että tervetullut uudistus monille työntekijöille, jotka ovat ottaneet kotoa käsin tapahtuvan työskentelyn vastaan pääasiallisesti avosylin.
Kotona yksin työskentelemisellä on kuitenkin ilmennyt etenkin ajan saatossa myös negatiivisia vaikutuksia, ja monet etätöihin joutuneet ovatkin alkaneet kuukausien vieriessä kaipaamaan esimerkiksi aitoa kontaktia toisiin ihmisiin sekä ergonomisempia ratkaisuja itse työntekoa varten. Tällaisissa tilanteissa monet yksilöt ja sitä kautta myös kokonaiset yritykset ovat päätyneet turvautumaan oman yrityksen ulkopuolisia toimitiloja, jotka ovat mahdollistaneet ainakin osittaisen paluun vanhaan normaaliin.
Ulkoisissa toimitiloissa on olemassa monia etuja sekä yritysten omiin toimistoihin että kotitoimistoihin nähden. Ulkoiset toimitilat on nimittäin hyvin usein suunniteltu nimenomaan etätyöskentelyä ja sen luomia tarpeita varten.
Monille ulkoisia toimitiloja poikkeusaikana kokeilleille yrityksille uusi toimitilaratkaisu on osoittautunut niin toimivaksi, että näiden työtilojen käyttöä on haluttu jatkaa myös etätyösuosituksen päätyttyä. Tämä kertoo selkeää tarinaa myös työelämän uudistumisesta.
Millaiset toimitilat sitten ovat hyvät sekä yksilöiden että yritysten tarpeita ajatellen? Seuraavassa osiossa nostan esiin muutamia tärkeitä pointteja toimitilaratkaisuja pohdittaessa.
Toimitilan sisustaminen on keskeinen tekijä työpaikan viihtyisyyden parantamisessa, olipa kyseessä toimisto-, liike-, myymälä- tai tuotantotila.
Viihtyisällä työympäristöllä on monien tutkimusten mukaan positiivinen vaikutus yksilön tuottavuuteen ja tämä onkin yksistään hyvä syy sille, miksi toimitilaratkaisuissa pitäisi pyrkiä viihtyisyyteen.
Työntekijöiden lisäksi myös asiakkaat ja yhteistyökumppanit arvostavat viihtyisää toimistoa, kokous- tai neuvotteluhuonetta, joissa neuvottelut ja kokoukset sujuvat viihtyisästi.
Toimitilojen osalta viihtyisyys tarkoittaa rentoutta, monipuolisuutta ja ennen kaikkea soveltuvia tiloja erilaisille työntekijöille. Yhdelle työntekijälle oma rauha voi olla todella tärkeä asia, kun taas toiselle mukavat kohtaamiset toisten ihmisten kanssa ovat avainasemassa. Viihtyisältä toimitilalta vaaditaankin siis kauniin ja ergonomisen ulkokuoren lisäksi usein myös monikäyttöisyyttä ja joustavuutta.
Toimitilan ilmettä ei kuitenkaan kannata aliarvioida: työpaikalla vietetään useimmissa paikoissa vähintään kahdeksan tuntia päivässä, mikä on merkittävä määrä päivätyössä käyvän ihmisen arjessa.
Toimiston sisustuksella onkin avainrooli siinä, miten hyvin toimistotilat houkuttelevat työntekoon ja minkälaisena hengenluojana ne toimivat tiimin kesken. Monissa tiimeissä perusvaatimuksena on, että luovuus kukkii, ideat lentävät ja että työskentely sujuu sekä itsenäisesti että yhdessä tehden. Monista pienistä osa-alueista puhuttaessa kaikilla yksityiskohdilla on vaikutusta, mikä tarkoittaa sitä, että toimitiloja suunniteltaessa ja valittaessa ei kannata keskittyä pelkästään suuriin linjoihin.
Viihtyisyyden kanssa käsi kädessä kulkee myös ergonomisuus, jolla on suuri merkitys sekä työntekijän henkiselle että fyysiselle puolelle.
Hyvä työergonomia mahdollistaa työskentelyn optimaalisissa asennoissa, mikä lisää omalta osaltaan sekä työn mielekkyyttä että tuottavuutta. Kun työnteko sujuu lähes luonnostaan, jää myös henkiselle puolelle, kuten ideoimiselle paljon enemmän tilaa. Yksinkertaisesti sanottuna kodinomaisten piirteiden tuominen toimistolle nostaa myös työssä viihtyvyyttä.
Meille kaikille varsin tutun fyysisen työergonomian rinnalle ovat nousseet uudemmat käsitteet organisatorinen ergonomia ja kognitiivinen ergonomia.
Kognitiivisella ergonomialla tarkoitetaan ergonomiaa, joka keskittyy järjestelmien ja niiden käyttöliittymien sopeuttamiseen vastaamaan ihmisen tiedonkäsittelyn ominaispiirteitä. Kognitiivinen ergonomia ilmenee järjestelmien ja niiden käyttöliittymien (näytöt ja ohjaimet) ja tiedon esittämistapojen suunnittelussa.
Organisatorinen ergonomia keskittyy teknisen järjestelmän ja sosiaalisen järjestelmän yhteensovittamiseen. Organisatorinen ergonomia ilmenee mm. henkilöstön, työprosessien, työkokonaisuuksien ja työaikajärjestelyjen suunnittelussa, ja se liittyy myös tuotannon ja palveluiden kehittämiseen sekä henkilöstön yhteistyön kehittämiseen.
Kaikilla kolmella eri ergonomian osa-alueella on tärkeä merkitys sille, miten hyvin toimitilat palvelevat sekä yksilön että yrityksen tarpeita.
Ulkopuolisista toimitiloista puhuttaessa hinnoittelulla ja paikalta löytyvillä oheispalveluilla on luonnollisestikin suuri merkitys. Puhuttiinpa sitten vuokrattavista toimitiloista tai yhteiskäytössä olevista tiloista, haluavat yritykset löytää käyttöönsä mahdollisimman tehokkaan toimitilaratkaisun. Rahalle halutaan siis mahdollisimman tehokkaasti vastinetta.
Tilojen tehokkuuden kannalta merkityksellistä on katsoa sitä, mistä tiloissa maksetaan. Yrityksille kaikkein tehokkain malli tällaisessa tilanteessa on se, että tiloista veloitetaan puhtaasti käytön mukaan ja että alati enemmän joustavassa työelämässä tilat ovat käytössä käytännössä ,mihin kellonaikaan tahansa. Ei ole nimittäin ollenkaan tuulesta temmattua väittää, että jo ihan lähivuosina niin sanottua toimistotyötä tehdään Suomessakin ihan merkittävä määrä myös “normaalien toimistotuntien” ulkopuolella, ja jopa yöaikaan.
Tehokkuuteen liittyy itse tilojen käytön lisäksi myös toimitilojen yhteydestä löytyvät oheispalvelut, jotka mahdollistavat kokonaisen arkipäivän toteuttamisen mahdolliseksi yhden katon alla. Esimerkiksi työmatkalla olevan tai pysyvästi ulkoisissa toimitiloissa työskentelevien kannalta on äärimmäisen helppoa, jos toimistotilojen lisäksi samasta paikasta löytyvät myös esimerkiksi parkkihalli, ravintola, kuntosali, ja yöpymispaikka. Tällainen tehokas toimitilaratkaisu säästää sekä aikaa että energiaa.
Myös tilojen vastuullisuuteen kiinnitetään vuosi vuodelta enemmän huomiota. Toimitiloilta odotetaankin tätä nykyä mm. energiatehokkuutta, ja myös tiloissa käytettävän energian tulisi olla vähäpäästöistä ja mieluiten uusiutuvaa. Toimitilojen käyttäjiä kiinnostaa myös rakennusten aiheuttama ilmastokuorma.
Vaatimus vastuullisuudesta ei ole ollenkaan tuulesta temmattu, sillä rakennuksissa käytetään Suomessa 35 prosenttia kaikesta energiasta, ja ne aiheuttavat myös noin 30 prosenttia kaikista päästöistä. On siis varsin hyvä, että myös ulkoisia toimitiloja käyttävät yritykset ovat ratkaisuissaan valveutuneita ja vaativat palvelun tarjoajilta vastuullisia ratkaisuja.
Hyville toimitiloille on asetettu todella monia vaatimuksia, joiden täyttäminen voi tuntua äkkiseltään erittäin haastavalta. Mahdotonta tämä ei kuitenkaan ole.
Vuonna 2020 avattu VALO Hotel & Work on uudenlainen toimistohotelli, joka vastaa erinomaisen hyvin moderniin toimitilatarpeeseen. Se tarjoaa helpon “toimisto palveluna” -konseptin, jossa asiakkaan tarvitsee vain huolehtia töihin saapumisesta, eikä mistään muusta.
Yhteistila-alueeltamme löytyy monipuoliset tilat rauhalliseen työskentelyyn ja yhdessä tekemiseen. Lisäksi käytössä ovat kaikki hotellihuoneet, joissa voi työskennellä joko omassa rauhassa tai tiimin kesken.
VALO Work -jäsenyys on aidosti joustava ratkaisu yrityksille sekä yksilöille: voit nimittäin valita työtilasi aina vastaamaan päivän tarpeita sekä skaalata tilat yrityksenne tarpeita varten.
Toimitiloissamme yritykset eivät myöskään maksa vuokraa tyhjillään seisovista työhuoneista, vaan laskua kertyy vain toteutuneesta käytöstä. Kaikki VALO Workin palvelut voidaan koota yhteen kuukausilaskutukseen, jota hallitaan saumattomasti VALO App-sovelluksen kautta.
Osana nykyaikaista toimitilaratkaisua VALO tarjoaa myös pitkän listan palveluita, kuten yritysosoitteen ja postipalvelun. Konseptimme tarjoaa työtiloille hotellipalvelut 24/7 (tapahtumat ja kokoukset, ravintolat, siivous).
Lähteet: Ergonomiayhdistys, Potential.fi, Kauppalehti, Helsingin Energia
Teksti: Tuomas Haapala
Etsitkö toimitilaratkaisua pääkaupunkiseudulla? Voit ilmoittautua tutustumiskierrokselle VALO Workin tiloihin tällä lomakkeella.
