🎁Parhaat joululahjat luovat muistoja. Joulun ihanimmat lahjat löytyvät VALOn lahjakorteista. Osta nyt.
Kick off -tilaisuus on paljon enemmän kuin aloituspalaveri – se on lähtölaukaus, joka kokoaa tiimin yhteen, selkeyttää tavoitteet ja luo innostusta tulevaan. Hyvin toteutettuna se antaa suunnan koko projektille ja vahvistaa yhteishenkeä heti alusta alkaen.
Tässä artikkelissa kerromme, mitä kick off tarkoittaa ja miten järjestät onnistuneen tilaisuuden seitsemän konkreettisen vinkin avulla.
;)
Kick off -tilaisuus on paljon enemmän kuin aloituspalaveri – se on lähtölaukaus, joka kokoaa tiimin yhteen, selkeyttää tavoitteet ja luo innostusta tulevaan. Hyvin toteutettuna se antaa suunnan koko projektille ja vahvistaa yhteishenkeä heti alusta alkaen.
Tässä artikkelissa kerromme, mitä kick off tarkoittaa ja miten järjestät onnistuneen tilaisuuden seitsemän konkreettisen vinkin avulla.
Tärkeimmät nostot artikkelista
Kick off suomeksi on lähtölaukaus – tilaisuus, jossa aloitetaan jotain uutta ja tärkeää yhdessä. Alun perin termi on tullut urheilusta, erityisesti jalkapallosta, jossa kick off tarkoittaa ottelun ensimmäistä potkua. Työelämässä sillä viitataan usein projektin, kampanjan, myyntikauden tai muun merkittävän kokonaisuuden viralliseen aloitustapahtumaan.
Kick offin tarkoitus on paitsi esitellä tavoitteet ja suunnitelmat, myös luoda tiimille yhteishenki ja innostus, joka kantaa läpi koko matkan. Kun alku tehdään vahvalla energialla, myös loppusuora tuntuu helpommalta saavuttaa.
Kick off -tilaisuus on tapahtuma, jolla käynnistetään uusi projekti, kampanja, kausi tai muu merkittävä kokonaisuus virallisesti, koko yhteisön läsnä ollessa. Sen tarkoituksena on esitellä tavoitteet, suunnitelmat ja aikataulut, selkeyttää roolit sekä luoda tiimille yhteinen ymmärrys ja innostus tulevasta. Canvan sivulla kuvaillaan kick-offia seuraavasti:
“Jos projekti päättyy onnistuneesti, se johtuu siitä, että huolellinen valmistelu, toimiva järjestelmä ja hyvä tiimityö yhdistyvät jo aivan alusta lähtien. Projektin kick off on tilaisuus toteuttaa tämä kaikki.”
Usein kick off sisältää sekä asiallista sisältöä, kuten esityksiä ja keskusteluja, että epämuodollisempia hetkiä, jotka vahvistavat yhteishenkeä. Se voi olla lyhyt palaveri toimistolla tai koko päivän mittainen tapahtuma ulkopuolisessa tilassa. Tärkeintä on, että se saa osallistujien katseet samaan suuntaan – hyvällä energialla.
Onnistunut kick-off -tapahtuma ei synny sattumalta – sen taustalla on aina huolellinen suunnittelu ja oikean tunnelman rakentaminen. Ennen käytännön järjestelyihin ryhtymistä on tärkeää kirkastaa, mikä on tilaisuuden päätavoite ja mitä haluat osallistujien vievän siitä mukanaan. Kuten Atlassian kirjoittaa: ”sanonta kuuluu: jos et valmistaudu, valmistaudut epäonnistumaan – ja harva asia on yhtä kiusallista kuin osallistua palaveriin, jota ei ole kunnolla valmisteltu.” Siksi kannattaa panostaa kick offin suunnitteluun alusta asti.
Selkeä ohjelma ja hyvin rytmitetty aikataulu pitävät tapahtuman hallittuna, ja ajoissa lähetetyt kutsut varmistavat, että oikeat ihmiset ovat paikalla. Seuraavaksi pureudumme hieman tarkemmin siihen, mistä elementeistä aidosti onnistunut kick off –tilaisuus muodostuu.
Selkeä tavoite on koko kick off -tapahtuman perusta. Ennen kuin alat suunnitella ohjelmaa tai varata tilaa, pysähdy miettimään, miksi tilaisuus järjestetään ja mitä haluat sen saavuttavan. Onko tarkoitus innostaa tiimiä uuteen projektiin, selkeyttää rooleja ja vastuita, esitellä strategia vai vahvistaa yhteishenkeä? Kun tavoite on kirkas, myös tilaisuuden sisältö, puhujat ja ohjelman kulku on helpompi rakentaa tukemaan sitä. Tämä varmistaa, että kick off ei jää pelkäksi muodollisuudeksi, vaan tuottaa osallistujille arvoa ja ohjaa koko tiimin oikeaan suuntaan.
Hyvin rakennettu ohjelma ja selkeä aikataulu pitävät kick off -tapahtuman hallittuna ja sujuvasti etenevänä. Aloita määrittelemällä tärkeimmät aiheet, joita haluat käsitellä, ja järjestä ne loogiseen etenemisjärjestykseen. Varaa aikaa sekä tavoitteiden ja suunnitelmien esittelylle että osallistujien kysymyksille ja keskustelulle.
Ajoissa lähetetty kutsu antaa osallistujille mahdollisuuden varata päivän kalenteristaan ja valmistautua tilaisuuteen. MBO partners antaa hyvän vinkin kick offin suunnitteluun: “Ajoita kokous mahdollisimman lähelle varsinaista projektin aloitusta.”
Kerro kutsussa selkeästi tapahtuman ajankohta, paikka sekä lyhyt kuvaus ohjelmasta ja sen tavoitteista.
Tilavalinta vaikuttaa suoraan kick off -tapahtuman tunnelmaan ja sujuvuuteen. Mieti, tukeeko tila tapahtuman tavoitetta – onko tarkoitus pitää tiivis työpaja, järjestää inspiroiva ideointipäivä vai rakentaa yhteishenkeä rennomman ohjelman parissa? Meiltä VALOlta löytyy tähän tarkoitukseen juuri sopivat tilat. Kuten aiemmassa artikkelissa jo kerroimme:
“VALOn konsepti yhdistää hotellimukavuudet ja modernit työtilat inspiroivaksi kokonaisuudeksi.”
Meillä voitte aloittaa tilaisuuden virallisemmalla osiolla kokoustilassa ja siirtyä sen jälkeen rentoutumaan VALOn saunaosaston lämpöön.
Hyvä kick off ei ole yksisuuntainen luento, vaan vuorovaikutteinen hetki. Käytä kysymyksiä, ryhmätöitä ja keskusteluja, jotta kaikki pääsevät ääneen.
Pienetkin tarjoilut luovat viihtyvyyttä ja tauot antavat tilaa ajatusten prosessoinnille. Hyvinvoiva osallistuja on vastaanottavaisempi ja aktiivisempi.
Lopeta tilaisuus tavalla, joka jättää hyvän fiiliksen. Se voi olla rento yhteinen hetki, kevyt aktiviteetti tai vapaamuotoinen keskustelu. Näin energia ja yhteishenki kantavat tilaisuuden jälkeenkin.
Me VALOssa uskomme, että onnistunut kick off syntyy, kun yhdistetään tavoitteellinen tekeminen ja rennot yhteiset hetket. Aloittakaa päivä tehokkaalla ja hyvin strukturoidulla kokousosuudella, jossa käydään läpi tavoitteet, suunnitelmat ja roolit selkeästi. Sen jälkeen voitte siirtyä epämuodollisempaan ohjelmaan, joka vahvistaa tiimihenkeä ja antaa tilaa vapaalle keskustelulle – esimerkiksi saunaosaston lämpöön, yhteiseen illalliseen tai aktiviteettiin, joka saa kaikki nauramaan ja rentoutumaan.
VALOsta löytyy kick offiin kaikki tarvittava kätevästi saman katon alta: hotellimajoitus, monipuoliset työ- ja ryhmätilat, ravintolapalvelut sekä wellness-alue rentoutumiseen. Näin voitte rakentaa koko ohjelman vaivattomasti yhdessä paikassa ja keskittyä itse siihen, mikä on tärkeintä: onnistuneeseen starttiin ja mukavaan yhdessäoloon. Olipa kyseessä sitten yhden päivän tai yön yli kestävät kick offit, palveluistamme löytyy takuulla jokaiselle mieluinen paketti!
Töihinpaluu loman jälkeen: VALOn 5 vinkkiä
Planning a project kickoff: How-tos, templates, and tips
8 Steps to Plan a Successful Project Kickoff Meeting
